Crakmedia est une entreprise du web générant une quantité impressionnante de données et dont la complexité des affaires a créé une démultiplication des systèmes de gestion. Ceux-ci doivent être en mesure d’échanger des informations afin d’effectuer les fonctions de bases de l’entreprise comme verser le salaire des employés, payer nos fournisseurs, gérer les embauches et la progression de carrière, recevoir les paiements de nos clients ou bien simplement faire la gestion des heures d’un projet.
Sans un système centralisé, on doit bien souvent user de stratagèmes plutôt artisanaux afin de faire passer les données d’un endroit à l’autre, car les systèmes ne fournissent pas nécessairement d’outils pour exporter facilement et surtout sécuritairement les données qu’ils contiennent. C’est là que l’implantation d’un système ERP (sigle pour enterprise resource planning) prend tout son sens et c’est pourquoi Crakmedia s’est doté de la très puissante solution clé-en-main Workday.
Qu’est-ce qu’un ERP?
L’Enterprise Resource Planning (ERP), ou en français progiciel de gestion intégré, est un type de logiciel qu’une entreprise utilise pour gérer ses opérations au quotidien. Il centralise toutes les fonctions principales de l’entreprise comme la comptabilité, les approvisionnements, la gestion de projet, la conformité, la gestion des dossiers employés ou la gestion d’inventaire.
L’ERP permet d’intégrer toutes ces données dans un même système et de toutes les lier afin d’intégrer entièrement toutes les fonctions de l’entreprise. Par exemple, on pourra facilement facturer un client à la pression d’un bouton et le système aura accès directement aux heures des employés, aux dépenses consignées et les données du client. À la fin d’un mois, les bilans financiers se calculent automatiquement et son exportables directement, sans manipulation manuelle. En ayant une seule source de données, c’est-à-dire une source unique de vérité (single source of truth), on s’assure que celles-ci sont vraies et cela diminue significativement les possibilités d’erreur.
De plus, la source unique de vérité permet une automatisation facile d’une foule d’opérations quotidiennes, mensuelles ou trimestrielles, permettant de consacrer beaucoup moins de temps à la génération de rapports et surtout à la validation (et revalidation) de données. Lorsqu’une entreprise grandit et se complexifie, il n’est pas rare que l’équipe de comptabilité ait à passer la moitié d’un mois à fermer le mois précédent…et c’est à recommencer deux semaines plus tard. Une solution intégrée permet donc de sauver plusieurs jours de travail, soit des économies en temps qui ont une valeur immense pour l’entreprise. Les données n’ayant pas été extraites, traitées et transformées plusieurs fois, l’on peut s’assurer de leur exactitude, à chaque étape.
De la même façon, l’embauche d’un.e employé.e est facilitée par l’intégration complète du processus, de la candidature à l’offre et par la suite tout au long de la progression de sa carrière. La personne candidate consulte les offres d’emploi directement dans l’ERP, y crée son profil pour poser sa candidature et ce profil la suit tout au long du processus et sert par la suite de base à son profil d’employé.e lors d’une éventuelle embauche. L’outil garde un historique complet de tout le processus et il est aisé de documenter chaque étape.
Certaines entreprises vont développer leur propre ERP répondant à leurs besoins spécifiques, mais ce temps de développement est souvent trop long et constitue un risque trop important que peu d’entreprise ont les moyens d’assumer. Des solutions clé-en-main existent et ont le grand avantage d’être hébergées dans le nuage sur des infrastructures informatiques extrêmement stables, disponibles en tout temps, de partout. Workday est l’un de ces produits et est la solution qui a été choisie par Crakmedia pour répondre à ses besoins.
5 avantages d’un ERP pour Crakmedia
On pourrait dire que les termes productivité et efficacité opérationnelle sont les thèmes de l’année 2024 chez Crakmedia. Notre entreprise remportait d’ailleurs le 6 mai dernier le prix Mercure de l’Accroissement de la productivité Investissement Québec lors de la plus récente édition des Mercuriades, organisée par la Fédération des chambres de commerce du Québec. Cette reconnaissance couronne le grand succès des investissements de Crakmedia en intelligence artificielle au service du marketing numérique de performance afin d’optimiser les opérations de placement publicitaire.
L’implantation de Workday, l’ERP choisi par notre entreprise, vise les mêmes objectifs d’optimisation et de rationalisation de nos opérations quotidiennes, mais à l’échelle de l’entreprise en entier.
1. Consolider les systèmes de gestion
Toute entreprise en croissance et diversification de ses affaires vit cette difficulté : la multiplication des systèmes de gestion et l’enchevêtrement d’interactions souvent peu harmonieuses entre ceux-ci. Un ERP comme Workday permet de remplacer une foule de ces systèmes comme le gestionnaire de la paie, le logiciel comptable, la gestion des dossiers employés, l’outil de de recrutement et la gestion de projet. Il permet également à terme de remplacer beaucoup d’outils maison, de “base de données” Excel (oui, on vous entend les TI nous crier qu’Excel n’est pas un outil de base de données) et de fichiers mis à jours manuellement ou à travers des scripts peu sécurisés et peu flexibles laissant ainsi beaucoup de place à l’introduction d’erreur dans les données.
2. Centralisation de l’information
Nous l’avons déjà mentionné, l’ERP permet de réunir toutes les données nécessaires aux opérations quotidiennes de l’entreprise au sein d’une seule et même base de données. Les différents modules (finances, dossiers employés, gestion de projet, etc.) peuvent donc accéder facilement à ces données et les lier entre elles afin d’automatiser et accélérer les processus. On élimine également le dédoublement d’information et n’avons qu’une seule source à mettre à jour.
3. Rapports en temps réel
Les données centralisées dans Workday sont mises à jour en continu et représentent donc en temps réel la situation actuelle et véritable. Cela permet donc de pouvoir avoir un instantané fiable de la situation globale de l’entreprise afin de soutenir la prise de décision et ajuster les orientations en cours de mois ou de trimestre. Il n’est plus nécessaire d’attendre la fermeture de mois ou de trimestre pour obtenir le portrait réel des finances et les décisions sont ainsi basée sur la réalité plutôt que sur des estimations et des prévisions.
4. Conformité et gestion du risque
L’utilisation d’un outil unique et puissant tel que Workday permet à l’entreprise de formaliser et standardiser l’ensemble des processus d’affaires. Cette standardisation permet d’en effectuer un meilleur suivi et surtout d’en assurer la qualité absolue en évitant les erreurs humaines et la corruption des données lors de transferts entre les systèmes. Nous avons à respecter le cadre normatif très exigeant et complexe du web avec des lois et règlements qui varient d’un pays à l’autre et Workday permet de gérer facilement tous ces contextes.
5. Flexibilité, flexibilité, flexibilité
Un outil infonuagique comme Workday permet de s’affranchir des limitations physiques de nos installations informatiques et de faire grandir l’outil au fil de notre propre croissance. L’entreprise de 2024 n’est pas celle de 2014 et celle de 2034 aura d’autres besoins et avoir un outil permettant cette adaptabilité est essentiel. De plus, dans un contexte où Crakmedia a des employé.s un peu partout en Amérique du Nord et dans le monde, il est important que l’outil soit accessible en tout temps, peu importe où nous sommes: que ce soit au bureau de Québec, celui de Montréal, notre domicile ou nos employé.s en voyage d’affaires pour rencontrer nos client.es.
Pourquoi Workday?
Parce que c’est le meilleur ERP sur le marché? Absolument! Nous avons analysé en profondeur près d’une dizaine de solutions qui auraient pu répondre à nos besoins et seul Workday avait la capacité de gérer nos processus d’affaires et possédait la flexibilité dont nous avions besoin.
De plus, les valeurs de l’entreprise s’alignent merveilleusement bien avec les valeurs qui sont au cœur de la mission de Crakmedia : intégrité, partenariat, innovation, esprit d’équipe et ambition! Et Workday nous permettra d’incarner encore mieux ces valeurs et de propulser Crakmedia au sommet du marketing numérique de performance dans le monde entier (c’est notre ambition!). De plus, leur solution infonuagique était le choix naturel pour une entreprise comme Crakmedia dont les activités sont 100 % cloud grâce à notre infrastructure solide et fiable appuyée sur les solutions Amazon Web Services (AWS).
Workday offre une interface utilisateur intuitive, conviviale et personnalisable selon nos besoins. Les modules de gestion comptable de gestion des talents permettront à eux seuls d’économiser énormément de temps et de ressources afin de les utiliser de manière plus optimale, en autre pour le développement des affaires, la gestion de projets et le développement de notre marque employeur.
L’implantation de Workday chez Crakmedia permettra de suivre chaque processus de l’entreprise du début à la fin et que chaque personne impliquée sache exactement quand et comment elle doit accomplir les tâches qui relèvent de sa responsabilité. L’arrivée de Workday et son ERP permet à Crakmedia de continuer son périple vers l’efficacité opérationnelle optimale, permettant de soutenir sa croissance pour les années à venir.
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À Crakmedia, la productivité, l’efficacité et la croissance professionnelle sont des priorités de tous les jours. Revisitez nos articles précédents sur le sujet:
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