Qu’est-ce qu’un système de gestion de l’apprentissage?

Un système de gestion de l’apprentissage (learning management system) est un incontournable en 2023

Tout nouvel emploi que nous avons occupé dans notre vie a généralement débuté par une série (parfois assez longue) de formations diverses afin de nous familiariser avec notre nouvel employeur et nos nouvelles responsabilités.

Si l’on recule d’une dizaine d’années, la majorité de ces formations se déroulaient en formule présentielle avec une personne-ressource d’expérience qui partageait ses connaissances avec une ou plusieurs personnes nouvellement recrutées.

Les dernières années ont changé radicalement le visage du marché de l’emploi partout à travers le monde. La plupart des entreprises doivent maintenant jouer du coude afin d’attirer les nouveaux talents (et retenir les anciens) dans un contexte d’hypercompétitivité et de pénurie de main d’œuvre.

D’ailleurs, selon un sondage Léger publié en mars 2023, outre la rémunération et la flexibilité des horaires, la présence de programmes de formation et de mentorat est l’un des critères les plus déterminants pour la rétention et la fidélisation du personnel. Investir dans la formation des employés est ainsi absolument essentiel pour favoriser la saine croissance d’une entreprise et s’assurer de ne pas voir son expertise s’expatrier vers des compétiteurs.

La formation des employés, nouveaux comme anciens, comporte cependant son lot de défis, particulièrement au sein des environnements de travail hybrides qui sont devenus la norme dans toutes les industries où il est possible de les implanter. Depuis la dernière décennie, et particulièrement depuis la pandémie, les systèmes de gestion de l’apprentissage (SGA), ou learning management system (LMS) en anglais, ont émergé comme un outil essentiel pour la formation des employés.

Qu’est-ce qu’un système de gestion de l’apprentissage?

Le système de gestion de l’apprentissage, ou SGA, est une solution logicielle permettant à une entreprise de créer une bibliothèque de ressources multimédia servant à la formation des employés. Le contenu peut provenir d’un fournisseur externe ou bien, comme c’est souvent le cas chez Crakmedia, être créé par Raphaël, notre spécialiste de la formation à l’interne.

Ce système est généralement composé d’une multitude d’outils interconnectés permettant entre autres : le maintien d’une base de données des ressources, la création de formations interactives, la diffusion de celles-ci, le suivi des activités des usagers et la gestion des certifications obtenues par ces derniers.

Le SGA permet de structurer et centraliser toutes les activités de formation au sein d’une seule et même plateforme, ce qui comporte de nombreux avantages.

Les avantages du système de gestion de l’apprentissage

1. Meilleure flexibilité

L’un des principaux avantages est sans aucun doute le gain en accessibilité et en flexibilité de ce type de plateforme. Comme cette solution est généralement hébergée dans le nuage, les employés peuvent accéder aux outils de formation où qu’ils se trouvent dans le monde et au moment qui leur convient le mieux. C’est un avantage indéniable pour une entreprise, comme Crakmedia, qui a des employés, des consultants, des partenaires et des clients répartis dans de nombreux fuseaux horaires.

2. Parcours personnalisables

Le SGA permet également de mieux personnaliser les parcours d’apprentissage d’un employé en fonction de son poste, de ses intérêts, de ses objectifs professionnels et de son niveau de compétence. On peut ainsi inclure seulement les formations les plus pertinentes pour chaque personne afin de rendre l’expérience d’apprentissage plus efficace. Un employé d’expérience n’a probablement pas besoin de cours d’introduction et peut passer directement aux formations avancées spécifiques à l’entreprise, beaucoup plus intéressantes et motivantes.

3. Suivi précis des progrès et évaluation des acquis

Les outils de suivi des apprentissages et d’évaluation inclus dans les SGA permettent de s’assurer que tous les employés suivent correctement les formations requises et en retirent tous les bénéfices attendus. Ils permettent également d’identifier les besoins futurs en termes de développement de nouvelles formations ou d’amélioration des existantes.

4. Réduction des coûts de formation

La formation, celle d’un nouvel employé en particulier, peut coûter très cher à une entreprise en termes de salaire, de frais de déplacement, de perte de productivité ou d’honoraires professionnels. Une plateforme SGA permet d’investir une seule fois en amont pour la création ou l’achat de formations qui seront par la suite accessibles à tous, sans coût supplémentaire autre que les frais inhérents à la plateforme et sa gestion. Cela évite également au formateur, souvent une ressource indispensable aux activités de l’entreprise, d’être accaparé durant des dizaines d’heures par année pour redonner une même formation à tous les nouveaux employés.

5. La pérennité de l’information

Il est rare qu’après une formation un employé retienne l’entièreté de son contenu. Plusieurs de ces formations portent sur des tâches ou des outils qu’ils utiliseront quelques fois par année seulement, soit trop peu souvent pour que les connaissances s’impriment de façon permanente dans leur mémoire. Le SGA permet aux formations de vivre en permanence sur la plateforme. Ainsi, tout le monde a le loisir de revoir n’importe quelle formation s’ils ont besoin d’un rafraîchissement.

Les défis d’implantation du système de gestion de l’apprentissage

1. Le coût initial

Même si à long terme les économies en coûts de formation seront au rendez-vous, l’investissement initial pour mettre en place le SGA est non-négligeable. Outre l’achat de la plateforme elle-même, il faudra soit créer les formations ou bien les acheter d’un fournisseur externe. Il y aura également un certain temps de développement et de rodage pour s’assurer de l’intégration de la plateforme dans l’écosystème informatique de l’entreprise. Chez Crakmedia, l’implantation du système de gestion de l’apprentissage a d’ailleurs demandé la création d’une équipe de deux personnes dédiées à temps plein à la création de formations!

2. L’adoption de l’outil

Le changement de paradigme de la formation vers un mode presque 100 % en ligne peut être difficile pour certaines personnes dans l’entreprise qui ont moins l’habitude ou dont le style d’apprentissage est moins compatible avec ce format. Il faudra donc s’assurer d’accompagner convenablement les employés dans la transition et leur apprendre à utiliser l’outil efficacement. Il faudra avoir un plan de communication efficace pour que le personnel se tourne instinctivement vers la plateforme et pour ça, on doit les informer périodiquement sur les contenus disponibles, les anciens comme les nouveaux.

3. La maintenance de l’outil

Pour que le SGA conserve toute sa pertinence, on ne peut pas se contenter de le mettre en place et penser qu’il vivra de lui-même. Les formations doivent être mises à jour au fur et à mesure et de nouveaux contenus doivent être ajoutés régulièrement afin de susciter l’intérêt et l’engagement des utilisateurs de la plateforme.

Une solution numérique pour une entreprise numérique

Crakmedia œuvrant dans le domaine du marketing numérique, il était tout à fait naturel pour l’entreprise de chercher à se doter d’une solution numérique pour la formation. Les employés évoluent dans un environnement de travail hybride dans un domaine 100 % en ligne, avec des collaborateurs un peu partout au Québec et dans le monde ce qui complique quelque peu la formation en mode présentiel.

Pour Raphaël Gagné, responsable de la formation chez Crakmedia, la solution Litmos était donc toute indiquée pour répondre aux besoins grandissants de l’entreprise. Fondée en 2007, Litmos (aujourd’hui la propriété de Francisco Partners) fournit un système de gestion des apprentissages clé-en-main et puissant à plus de 20 millions d’utilisateurs à travers le monde. Ses clients comptent plusieurs entreprises et organismes de renom tels que HP, Ford, Lions Clubs International et Alzheimer’s Society.

Intégrer efficacement les recrues

Le marketing numérique de performance, la spécialité de Crakmedia est un domaine changeant à la vitesse de l’éclair et qui est peu enseigné sur les bancs d’école. Une recrue nouvellement arrivée dans l’entreprise, malgré toute son expérience, aura besoin de rapidement s’initier aux activités complexes menées par Crakmedia.

Le système de gestion des apprentissages est l’outil privilégié qui permet aux nouveaux employés de suivre un parcours d’intégration standardisé identique pour tout le monde, les initiant non seulement aux activités de l’entreprise, mais aussi à sa culture et ses valeurs.

Le contexte de croissance soutenue de Crakmedia exige une approche qui soit flexible et permette d’intégrer les employés (pratiquement toutes les semaines parfois!), avec un impact le plus limité possible sur les opérations de l’entreprise.

Le SGA permet cette flexibilité ainsi qu’une personnalisation cas-par-cas des parcours de formation favorisant au maximum l’autonomie des apprenants. Il y a évidemment encore des formations en présentiel, mais elles consistent surtout en de l’observation ainsi que des rencontres semi-informelles visant beaucoup plus la familiarisation de la recrue avec ses collègues et les personnes-ressources de l’entreprise.

Assurer la croissance des employés et de l’entreprise

Comme toute entreprise œuvrant dans le domaine des technologies et du numérique, Crakmedia doit s’assurer que ses employés demeurent à jour dans leurs connaissances et puissent développer de nouvelles compétences au gré des innovations. Il en va de la croissance même de l’entreprise qui dépend entièrement de la capacité de ses employés à se renouveler et s’adapter à une industrie en mouvement constant et très compétitive.

Le système de gestion de l’apprentissage permet de s’assurer cette longueur d’avance par rapport à la compétition en favorisant la formation continue des employés. De plus, il est démontré que favoriser le développement professionnel a un effet positif sur la motivation et le bien-être au travail.

Et des employés heureux au travail et motivés, ce sont des personnes plus créatives et plus performantes qui sont plus à même de trouver des solutions innovantes aux problèmes qu’elles rencontrent.

Pour Crakmedia, cette créativité et ce sens de l’innovation sont sans conteste à l’origine de la position de l’entreprise comme l’une des plus performantes en marketing digital. Crakmedia encourage le développement professionnel de ses employés, qui en retour font croître l’entreprise. C’est une situation gagnante pour tout le monde sur toute la ligne!
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